Jak znaleźć zduplikowane wiersze w programie Excel

Być może pracujesz z dużą ilością informacji w programie Excel. Zduplikowane wiersze nie ułatwiają procesu. Będziesz chciał je wyeliminować, aby Twoja baza danych była czytelna, schludna i uporządkowana. Jednak przed ich usunięciem musisz je najpierw znaleźć. Na szczęście kilka metod i funkcji automatycznie identyfikuje te wiersze.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak znaleźć zduplikowane wiersze w programie Excel.

Jak znaleźć zduplikowane wiersze w programie Excel za pomocą formuły COUNTIFS

Będziesz musiał użyć formuły COUNTIFS w opcji formatowania programu Excel, aby zidentyfikować i wyróżnić zduplikowane wiersze. Oto jak to zrobić:

1. Wybierz żądany zakres, w którym chcesz sprawdzić zduplikowane wiersze. Jeśli jest to cały skoroszyt, użyj polecenia CTRL + A.
   
2. Przejdź do karty głównej i wybierz opcję „formatowanie warunkowe” w grupie stylów. To ikona siatki z niebieskimi, białymi i czerwonymi kwadratami.
   
3. Wybierz opcję „nowa reguła” i „użyj formuły, aby określić, które komórki należy sformatować”.
   
4. Dodaj formułę COUNTIFS($A$2:$A$100, $A2, $B2:B$100, $B2)>1 w polu i wybierz styl formatowania.
   
5. Wybierz „OK”.
   

Należy jednak pamiętać, że formuła zakłada, że ​​dane zaczynają się w A2 i kończą w B100. Musisz zmienić funkcję w zależności od konkretnego zakresu i dodać argumenty dla dowolnej dodatkowej kolumny (takiej jak „, $C$2:$C$100, $C2„) do wzoru COUNTIFS.

Excel automatycznie podświetli wszystkie zduplikowane wiersze w całym wybranym zakresie.

Jeśli to nie zadziała, skopiuj formułę do kolumny pomocniczej dla każdego wiersza i sformatuj ją zgodnie z danymi wyjściowymi tej komórki.

Wyróżnianie zduplikowanych wartości w programie Excel

Jest to najprostszy sposób identyfikowania zduplikowanych wartości w skoroszycie. Nie będziesz musiał korzystać ze skomplikowanych funkcji, wystarczy karta główna. Oto jak to zrobić:

1. Wybierz cały zakres, w którym chcesz sprawdzić, czy nie ma duplikatów wierszy.
   
2. Przejdź do karty głównej i wybierz opcję „Formatowanie warunkowe” w grupie stylów. Ikona przedstawia siatkę z czerwonymi, białymi i niebieskimi kwadratami.
   
3. Na otwartej karcie wybierz „Podświetl reguły komórek”, a następnie wybierz opcję „Zduplikowane wartości”.
   
4. W wyskakującym oknie wybierz żądany styl formatowania i kliknij „OK”.
   

Następnie Excel podświetli wszelkie zduplikowane wartości w wybranych komórkach. Możesz nawet zmienić kolor podświetlenia w wyskakującym menu formatowania, gdy się pojawi.

Jest to metoda niedoskonała, ponieważ identyfikuje zduplikowane wartości, a nie całe wiersze. Może dawać niedokładne wyniki, jeśli wiersz zawiera komórki powielone w kolumnach.

Jednak wdrożenie i zobaczenie tego w mniejszych arkuszach kalkulacyjnych może być znacznie łatwiejsze.

Wyróżnianie potrójnych wartości w programie Excel

Jeśli chcesz wyczyścić skoroszyt, możesz także zidentyfikować potrójne wartości. Proces ten wymaga utworzenia nowej reguły zamiast korzystania z domyślnych opcji formatowania programu Excel. Oto jak to zrobić:

1. Wybierz żądany zakres wartości, w którym chcesz sprawdzić trzy powtórzenia.
   
2. Przejdź do karty głównej i wybierz opcję „Formatowanie warunkowe” w grupie Style.
   
3. Wybierz opcję „Nowa reguła”.
   
4. Kliknij opcję „Użyj formuły, aby określić, które komórki należy sformatować”.
   
5. Użyj tej formuły: =COUNTIFS($A$2:$A$100, A2, $B2:B$100, B2)=3. Użycie tej formuły sprawdza, czy wiersz pojawia się trzy razy w wybranym zakresie. To jeszcze raz zakłada, że ​​używasz zakresu od A2 do B100.
   

To takie proste! Excel zidentyfikuje i podświetli potrójne wartości w wybranym zakresie. Należy jednak pamiętać, że powyższa formuła identyfikuje potrójne wartości dla ustawionej komórki (identyfikowanej w funkcji jako (($A$2).

Możesz uprościć formułę za pomocą COUNTIF($A$2:$B$10, A2) Zamiast. Sprawdza to tylko zawartość bieżącej komórki w zakresie, więc podświetla komórki w wierszach i kolumnach.

Usuwanie duplikatów i potrójnych kopii w programie Excel

Być może przy użyciu powyższej metody wyróżniłeś wszystkie duplikaty lub trzy powtórzenia w skoroszycie. Później możesz chcieć je usunąć. Dzięki temu cały skoroszyt będzie schludniejszy i mniej zagmatwany.

Na szczęście usunięcie wyróżnionych duplikatów jest prostym zadaniem.

Oto jak to zrobić:

1. Wybierz podświetlone wiersze, klikając numery wierszy, przytrzymując klawisz CTRL (polecenie na komputerze Mac). Spowoduje to, że Excel wybierze wszystkie podświetlone wiersze.
   
2. Najedź kursorem na jeden z wybranych numerów wierszy, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję „Usuń”.
   

Usunięcie wierszy może zmienić ogólne formatowanie skoroszytu. Powinieneś także rozważyć zapisanie informacji o usuniętych wierszach, na wypadek, gdyby były potrzebne później. Istnieje również kilka innych sposobów szybkiego usuwania podświetlonych zduplikowanych i potrójnych wierszy:

1. Wybierz podświetlone wiersze, klikając ich numery, przytrzymując klawisz CTRL/Command.
   
2. Przejdź do „Strona główna” znajdującej się na górnej wstążce Excela, w opcji „Komórki”,
   
3. Wybierz „Usuń wiersze arkusza”.
   

Innym wygodnym sposobem usuwania wierszy jest użycie polecenia po ich podświetleniu. Po prostu użyj skrótu klawiszowego „CTRL + -”, „Cmd + -”. Spowoduje to usunięcie wszystkich wybranych wierszy (lub wartości) i gotowe.

Kiedy wyróżniać i usuwać duplikaty i potrójne kopie w programie Excel

Istnieje kilka przypadków, w których wyróżnianie duplikatów i potrójnych kopii oraz ich usuwanie będzie przydatne w skoroszycie. Nawet jeśli nie potrzebujesz tego od razu, powyższe metody można zastosować w niektórych z następujących przykładów ze świata rzeczywistego:

• Błędy we wpisie do bazy danych — możesz przypadkowo wprowadzić dwukrotnie te same informacje. W przypadku takich błędów podświetlanie duplikatów może być łatwym sposobem na ich identyfikację, a następnie usunięcie.
• Błędy łączenia baz danych – czasami trzeba połączyć wiele baz danych w jedną. Podczas procesu łączenia mogą wystąpić dodatkowe błędy, w wyniku których wiersze zostaną zduplikowane.
• Listy e-mailowe i duplikaty baz danych klientów – duplikaty w bazach danych klientów mogą skutkować dwukrotnym wysłaniem materiałów marketingowych do klientów, takich jak ten sam newsletter. Może to być denerwujące i zniechęcać klientów do korzystania z Twoich usług. Najlepszym rozwiązaniem jest usunięcie tych wierszy.
• Problemy z zarządzaniem zapasami – każdy produkt musi zostać rozliczony w środowiskach zarządzania zapasami magazynowymi. Jeśli w ważnych bazach danych pozostaną duplikaty i nieprawidłowe dane, może to spowodować rozbieżności w zarządzaniu. Usunięcie wierszy w takich przypadkach prowadzi do znacznie dokładniejszego śledzenia.

Inne arkusze kalkulacyjne wymagające identyfikacji zduplikowanych wierszy obejmują dane pracowników, badania, ankiety i dane finansowe. Usunięcie dodatkowych wierszy zwiększy dokładność, zaoszczędzi czas podczas wyszukiwania odpowiednich informacji i ułatwi analizę danych.

Inne przydatne metody programu Excel, których możesz potrzebować

Powielanie wierszy to tylko jeden z aspektów szerokiego zakresu przydatnych umiejętności Excela. Nie będziesz musiał spędzać godzin na ich studiowaniu. Można to zrobić za pomocą kilku prostych poleceń klawiszowych. Na przykład może być konieczne:

• Kopiuj wiersze – po prostu wybierz potrzebne wiersze, a następnie użyj polecenia CTRL + C.
• Wklejanie wierszy — po skopiowaniu wierszy możesz je wkleić za pomocą polecenia CTRL + V. Alternatywnie możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję „Wstaw skopiowane komórki”.
• Usuń określone komórki – aby pozbyć się określonych komórek, wystarczy je zaznaczyć i użyć polecenia Ctrl + X, aby je wyciąć, a następnie wyczyścić dane.

Są to małe, ale niezbędne polecenia, których możesz potrzebować, gdy masz do czynienia ze zduplikowanymi wierszami w skoroszycie.

Często zadawane pytania

Czy muszę używać formuł i funkcji, aby usunąć zduplikowane wiersze w programie Excel?

Tak, do tego zadania będziesz musiał użyć funkcji COUNTIFS. Jednak wyróżnianie i usuwanie pojedynczych komórek nie wymaga formuły ani funkcji.

Czy powinienem usunąć zduplikowane wiersze, gdy znajdę je w programie Excel?

To zależy od celu skoroszytu. Jeśli chodzi o utrzymanie zapasów, zduplikowane wiersze mogą zepsuć integralność i dokładność dokumentu. W takich przypadkach najlepiej połączyć ich dane i usunąć nadmiarowe wiersze.

Co się stanie, jeśli mój skoroszyt zawiera dużo danych?

Możesz łatwo zaznaczyć wszystkie dane w arkuszu kalkulacyjnym, niezależnie od ich ilości, za pomocą polecenia CTRL+A. Po wybraniu możesz kontynuować, korzystając z jednej z powyższych metod wyróżniania i usuwania poszczególnych wierszy.

Oczyść swoje dane, zaznaczając i usuwając duplikaty w programie Excel

Zaznaczanie i usuwanie duplikatów jest dość prostym procesem dla użytkowników programu Excel. Należy skorzystać z opcji formatowania warunkowego dla poszczególnych komórek oraz formuły COUNTIFS lub COUNTIF po wejściu w opcję „nowa reguła”. Po podświetleniu wszystkich duplikatów i potrójnych kopii możesz je usunąć za pomocą opcji „usuń wiersze arkusza” na górnej wstążce programu Excel lub polecenia „CTRL + -”. Umiejętność wyróżniania i usuwania duplikatów jest korzystna w wielu rzeczywistych scenariuszach, w tym w sprawdzaniu zapasów i zarządzaniu błędami bazy danych.

Czy łatwo było wyróżnić zduplikowane wiersze w programie Excel? Jakiej metody użyłeś? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.