Jak utworzyć formularz w Asanie

Obecnie narzędzia do zarządzania przepływem pracy są integralną częścią udanej współpracy zespołowej, a Asana jest idealnym przedstawicielem. To oprogramowanie działające w chmurze oferuje niezliczone doskonałe funkcje, które pozwalają użytkownikom śledzić zadania i organizować je.

Podczas gdy Asana oferuje bezpłatną wersję oprogramowania, płatni subskrybenci mają możliwość tworzenia niestandardowych formularzy. Ta funkcjonalność jest niezwykle przydatna przy zamawianiu projektów roboczych lub przesyłaniu cennych informacji zwrotnych. Mimo że formy Asan są dostępne od 2019 roku, być może nadal nie wykorzystałeś ich w pełni.

Oto, co musisz wiedzieć o tworzeniu formularza Asany i udostępnianiu go innym członkom zespołu i współpracownikom zewnętrznym.

Tworzenie formularza

Do każdego projektu w Asanie przypisana jest zakładka Formularze, dzięki której można szybko utworzyć formularz rekrutacyjny powiązany z konkretnym projektem pracy.

Na przykład może być konieczne zaproszenie wszystkich członków zespołu na sesję burzy mózgów. Tworząc formularz, możesz zebrać wszystkie pomysły w jednym miejscu i uporządkować je. Jak to działa?

Aby utworzyć formularz asany, wykonaj następujące kroki.

1. Iść do Asana i zaloguj się na swoje konto.
   
2. Przejdź do sekcji „Projekt” i przejdź do zakładki „Formularze”.
   
3. Wybierz opcję „Utwórz formularz” lub „Dodaj formularz”. Zauważysz, że nazwa projektu jest domyślnie nazwą formularza. Możesz jednak kliknąć, aby to zmienić.
   
   
4. Wpisz imię i nazwisko oraz adres e-mail członka zespołu lub współpracownika.
   
5. W panelu po prawej stronie wybierz zakładkę „Pytania”. Wpisz w formularzu wszystkie pytania, które chcesz zobaczyć.
   
6. Aby mieć pewność, że osoba otrzymująca formularz odpowie na każde pytanie, przy każdym pytaniu zaznacz pole „Wymagane”.
   
7. Jeśli odbiorca formularza chce załączyć plik PDF, obraz lub plik Word, wybierz opcję „Załącznik” z zakładki „Pytania”.
   
8. Kliknij „Gotowe”.
   

To wszystko. Pomyślnie utworzyłeś formularz Asany.

Jak dodać pytanie uzupełniające w formularzu Asany

Twoja forma asany może być tak prosta lub kompleksowa, jak tego potrzebujesz. Prosząc o informacje od innych osób w zespole, może zaistnieć potrzeba dodania pytań uzupełniających, nazywanych „rozgałęzianiem formularzy”.

W ten sposób możesz uzyskać dokładniejsze i bardziej szczegółowe informacje na temat konkretnego tematu lub projektu. Kroki są dość proste, ponieważ wszystko, co musisz zrobić, znajduje się w zakładce „Pytania”.

Oto, co należy zrobić.

1. Przejdź do swojego konta Asana, kliknij przejdź do konkretnego projektu i wybierz zakładkę „Formularze”.
   
2. Wybierz „Utwórz formularz” lub „Dodaj formularz” i otwórz zakładkę „Pytania”.
   
3. Na tej samej karcie wybierz opcję „Rozwijane”.
   
4. Wpisz wszystkie pytania w zestawie rozwijanym.
   
5. Wybierz „Dodaj oddział” obok każdego pytania, jeśli chcesz zadać więcej pytań uzupełniających.
   
6. Jeśli chcesz, aby członkowie zespołu mieli możliwość wybrania więcej niż jednej opcji z menu rozwijanego, kliknij opcję „Wybierz wielokrotny” w zakładce „Pytania”.
   

Warto również zauważyć, że osoby, do których wysyłasz formularz, nie muszą posiadać aktywnego konta Asana, aby mieć możliwość wypełnienia formularza.

Jak wyświetlić podgląd formularza asany

Budując formę asan, ważne jest, aby śledzić, jak będzie ona wyglądać po jej ukończeniu. Ale nie musisz czekać, aż wszystko będzie gotowe, aby wprowadzić zmiany w ostatniej chwili.

Zamiast tego możesz na bieżąco sprawdzać podgląd formularza i wprowadzać poprawki, aby wyglądał profesjonalnie i łatwo czytelnie.

Asana ma wbudowany przycisk o nazwie „Wyświetl formularz” w sekcji „Formularze”, który umożliwia szybki przegląd tego, co zrobiłeś do tego momentu.

Oto jak to znaleźć.

1. Otwórz Asanę i przejdź do sekcji „Formularze”.
   
2. Wybierz opcję „Utwórz formularz” i rozpocznij dostosowywanie formularza.
   
3. W dowolnym momencie przejdź do przycisku „Podgląd” znajdującego się w prawym górnym rogu okna.
   

Natychmiast będziesz mógł dokładnie zobaczyć, co zobaczą osoby przesyłające formularz, gdy zaczną wprowadzać żądane informacje.

Jak udostępnić formularz asany

Utworzenie formularza Asana jest dość prostym procesem, ponieważ platforma ma bardzo przyjazny interfejs użytkownika. Skoro już stworzyłeś idealną formę, czas podzielić się nią z innymi.

Gdy po zakończeniu wypełniania formularza klikniesz przycisk Gotowe, w prawym górnym rogu okna pojawi się przycisk „Kopiuj link do formularza”. Aby go udostępnić, wystarczy wykonać dwa kroki.

1. Kliknij przycisk „Kopiuj link do formularza” i skopiuj go do schowka.
   
2. Wklej link do wiadomości e-mail lub do wszystkich członków drużyny Asana.
   

Gdy osoba przesyłająca wypełni formularz, zobaczy na ekranie komunikat potwierdzający, informujący, że formularz został pomyślnie przesłany.

Często zadawane pytania

Czy Asana jest darmowa?

Dostępna jest bezpłatna wersja Asany, która oferuje kilka najważniejszych funkcji, takich jak portfele, daty rozpoczęcia, przydzielanie zadań i inne. Jednak ta wersja Asany nie oferuje funkcji „Formularze”.

Aby uzyskać dostęp do tworzenia niestandardowych formularzy, musisz zarejestrować się w płatnym planie subskrypcji. Plan Premium kosztuje 13,49 USD na osobę miesięcznie, a plan Business kosztuje 30,49 USD na osobę miesięcznie. W przypadku planu Enterprise musisz skontaktować się bezpośrednio z Asaną i poprosić o wycenę.

Czy w Asanie można mieć wiele formularzy na projekt?

Tak, możesz utworzyć więcej niż jeden formularz dla pojedynczego projektu w Asanie, chociaż aby mieć dostęp do tej funkcji, musisz mieć plan Business lub Enterprise.

Funkcjonalność ta pozwala na konsolidację różnych typów danych wejściowych dla jednego projektu i wygenerowanie najcenniejszych informacji.

Jakie są najczęstsze zastosowania form asan?

Formularzy asan można używać na różne sposoby, ale prawdopodobnie najczęstszą metodą jest prośba o opinię na temat konkretnej kwestii.

Przeznaczenie formularza może się różnić w zależności od rodzaju prowadzonej działalności. Formularze Asany są pomocne przy wysyłaniu żądań kreatywnych, przesyłaniu raportów o błędach, uzyskiwaniu opinii klientów lub śledzeniu błędów IT.

Czy możesz dodać niestandardową okładkę formularza w Asanie?

Tak, możesz. Twój formularz Asany może wyglądać odpowiednio, dodając niestandardową okładkę. Proces jest bardzo prosty, ponieważ po kliknięciu przycisku „Utwórz formularz” u góry formularza zobaczysz opcję „Dodaj zdjęcie tytułowe”.

Możesz przesłać obraz ze swojego urządzenia, na przykład logo firmy lub obraz odnoszący się do konkretnego projektu, dzięki czemu przesyłający będą mogli uzyskać natychmiastową wskazówkę dotyczącą formularza.

Poruszanie się po formach asan jak profesjonalista

Tworzenie formularzy może nie wydawać się najfajniejszą rzeczą, jaką można mieć, ale dzięki Asanie jest to stosunkowo przyjemne zadanie. Liczne opcje dostosowywania i gałęzi formularzy pozwalają na kreatywne wykorzystanie formularzy i uzyskanie dokładnych informacji potrzebnych do realizacji projektu.

Pamiętaj, że formularze Asana są dostępne tylko dla osób z płatną subskrypcją, więc jeśli chcesz tworzyć wartościowe formularze, musisz wybrać plan.

Będziesz mógł szybko udostępniać swoje formularze Asany, a nawet można je powielać, więc nie musisz zaczynać od zera za każdym razem, gdy chcesz zadać członkom zespołu konkretne pytanie.